In unserer Kanzlei gelten klare und verbindliche Vorgaben für den verantwortungsbewussten und effizienten Einsatz von KI‑Bots. Diese Regelungen sollen sicherstellen, dass Du KI‑Systeme im Einklang mit unseren fachlichen, rechtlichen und organisatorischen Standards nutzt und zugleich den größtmöglichen Mehrwert für Deine Arbeit erzielst.
Grundsätzlich legt die Kanzlei fest, welche KI‑Bots und KI‑gestützten Anwendungen verwendet werden dürfen. Eine Übersicht der freigegebenen KI‑Verlags‑ und Fachbots findest Du im Anhang zu dieser Richtlinie. Die Nutzung nicht freigegebener KI‑Systeme ist nicht zulässig.
Überprüfung der Antworten
KI‑Bots basieren auf umfangreichen und vielfältigen Trainingsdaten. Trotz dieser Datenbasis kann es vorkommen, dass die generierten Antworten fachlich unzutreffend, unvollständig oder missverständlich sind. Ein Grund hierfür ist, dass KI‑Systeme Inhalte aus unterschiedlichen Quellen verarbeiten, ohne zwischen fundierten fachlichen Aussagen und unbelegten Meinungen unterscheiden zu können.
Die von KI‑Bots formulierten Antworten sind häufig sprachlich sehr präzise und können dadurch einen hohen Grad an Verlässlichkeit suggerieren. Du bist daher verpflichtet, alle KI‑generierten Inhalte kritisch zu prüfen und stets im fachlichen und rechtlichen Kontext zu bewerten. Eine ungeprüfte Übernahme von Ergebnissen ist nicht zulässig.
Besonders ist zu beachten, dass sogenannte „Halluzinationen“ auftreten können. Dabei handelt es sich um Antworten, die plausibel klingen, jedoch nicht auf tatsächlichen Fakten beruhen. Solche vollständig erfundenen Inhalte können insbesondere dann entstehen, wenn das KI‑System keine passenden Informationen in seinen Trainingsdaten findet. Du musst daher sicherstellen, dass alle Inhalte unseren qualitativen und berufsrechtlichen Anforderungen entsprechen.
Datenschutz einhalten
Der Schutz personenbezogener Daten hat bei der Nutzung von KI‑Systemen oberste Priorität. Du darfst personenbezogene Informationen – wie Namen, Anschriften, Mandantennummern oder sonstige identifizierende Merkmale – nur in absolut notwendigem Umfang eingeben.
Soweit möglich, sind personenbezogene Daten zu anonymisieren oder zu verfremden. Dadurch stellst Du sicher, dass auch bei technisch datenschutzkonformen Systemen keine sensiblen Informationen unnötig offengelegt werden.
Beispiel zur Anonymisierung
Um einem KI‑System den erforderlichen Kontext für die Erstellung einer internen Notiz zu geben, möchtest Du stichpunktartige Informationen aus einem Erstgespräch verwenden. Zur Wahrung der Anonymität bezeichnest Du die Mandantin „Frau Müller“ beispielsweise als „Frau M.“ und vermeidest weitere eindeutig zuordenbare Angaben.
Betriebsgeheimnisse
Die Eingabe von Betriebs‑ und Geschäftsgeheimnissen in KI‑Systeme ist untersagt. Im Zweifel musst Du vor der Nutzung oder Weitergabe entsprechender Informationen Rücksprache mit der zuständigen Ansprechperson oder der Kanzleileitung halten. Ziel ist es, sensible interne Informationen vor unbeabsichtigter Offenlegung oder missbräuchlicher Verwendung zu schützen.
Urheberrecht berücksichtigen
Dir muss bewusst sein, dass KI‑generierte Inhalte auf der Verarbeitung großer Datenmengen beruhen, die auch urheberrechtlich geschützte Inhalte umfassen können. Auch wenn KI‑Bots in der Regel keine Textpassagen wortgleich übernehmen, sondern eigenständige Inhalte erzeugen, besteht ein urheberrechtliches Risiko.
Aus diesem Grund solltest Du KI‑generierte Texte nicht ungeprüft oder unmittelbar in Veröffentlichungen der Kanzlei übernehmen. Vor einer externen Verwendung ist stets eine fachliche und urheberrechtliche Prüfung erforderlich.
